Julebordstips – Jim Jacobsen

Jim Jacobsen har opptrådt på utallige julebord og firmafester siden tidlig 80-tall. Han har jobbet som event-konsulent, arrangert konserter og flere festivaler. Jim kjenner i tillegg de fleste leverandørene i underholdningsbransjen, og har opplevd de aller fleste lokaliteter på vestlandet. Han vet hva som skal til for å arrangere et vellykket julebord. Ønsker du flere tips eller hjelp til ditt firma-arrangement? Ta kontakt.

I dette innlegget får du mange gode tips til å arrangere et vellykket julebord. For at julebordet skal gi verdi, både for bedriften og de ansatte, krever det god planlegging og profesjonell gjennomføring. Hvordan skal du få til dette?

1. Vær ute i god tid

Avklar aktuelle datoer tidligst mulig. Sjekk pris fra flere steder. Velg gjerne flere datoer du kan jobbe ut i fra, slik at du best mulig kan finne et egnet lokale. Undersøk gjerne at datoen ikke kolliderer med andre arrangementer og hendelser (i den grad det lar seg gjøre).

Det er liten tvil om at jo tidligere du kommer i gang med planlegging, jo bedre.

Det er større sannsynlighet for å finne et egnet sted.
Det er større sannsynlighet for å finne ønsket underholdning.
Det er lettere å forhandle om gode betingelser med leverandører.
Flere av regionens hoteller og storstuer har folk som kan hjelpe til med både planlegging, booking av artister og innleie av utstyr.

MEN, dersom dere er veldig seint ute, går det fint an å få organisert og planlagt et meget bra julebord allikevel.

2. Avklar budsjett

Det er greit å få bekreftet fra arbeidsgiver et totalbeløp ,eller et beløp pr. ansatt før man setter i gang planleggingen. Da har man lettere for å fokusere på hva man faktisk har av økonomiske midler å jobbe med. I tillegg unngår man å bruke tid på å diskutere urealistiske ideer. Dersom dere lander en idé som er litt over budsjett, kan dere enten foreslå å belaste gjestene med et lite deltagerbeløp, eller prøve et nytt møte med budsjettansvarlig i firmaet.

3. Vurder alternativer til å arrangere julebordet selv

Først bør dere vurdere om dere skal få hjelp av eksterne krefter til å gjennomføre arrangementet, eller om dere skal arrangere dette selv. Det finnes flere dyktige eventbyrå, eventkonsulenter og arrangører i regionen. Noen av de jeg har god erfaring med er: Topp Arrangement, Høydepunkt AS, Miit AS, Kulturkompaniet, Stavanger Artistbyrå, ARL events AS og selvsagt meg selv. Disse tilbyderene er dyktige på konsept, idé, og praktisk gjennomføring. På større arrangementer anbefaler jeg derfor å vurdere å leie inn ekstern hjelp. Sjekk prisoverslag hos flere tilbydere.
Et annet alternativ er å kjøpe billetter til et ferdig julebord-show; altså et «åpent» arrangement med tilbud til firma om å kjøpe billetter til et felles julebord med andre små og mellomstore firma. Man mister selvsagt litt av intimiteten, det å være sammen «bare oss», og de tradisjonelle julebordstalene o.s.v, men så får man ofte en meget bra underholdningspakke til en rimelig pris som «plaster på såret». Dessuten slipper man masse planlegging.
Det finnes flere ferdige «åpne» julebordspakker på diverse restauranter og hoteller i regionen: Her er noen av dem: Wallmans-show – Clarion Hotel, Julebordshow-Sola, Sola strand hotel, the old Irish pub, Stavanger

4. Avhold en brainstorm

Hvordan ser dere for dere julebordet? Hva finnes av egnede steder? Hva slags mat passer? Hvordan skal gjestene underholdes? Skal det være et tema for julebordet? Hvor mange gjester blir dere anslagsvis? Skal vi spise rimeligere mat og heller bruke mye masse penger på show og underholdning? Hvordan gikk julebordet i fjor? Var det noe som skjedde i fjor, som vi kan lære av i år?

5. Intern-undersøkelse

Lag en enkel undersøkelse og spør medarbeiderene hva de ønsker fokus på. Kanskje de egentlig bare vil spise godt og gå tidlig hjem? Eller kanskje de ønsker å droppe stor julemiddag, servere tapas, og leie inn et profesjonelt showband til en skikkelig fest heller?
Avklar deretter fordeling av budsjett ut i fra hva de ansatte har lagt vekt på som viktig/ikke viktig: f.eks: mat: 40%, drikke 25%, underholdning: 20%, lyd/lys: 10%, dekor: 5%. Da har dere noe konkret å spørre tilbydere om, samt at det er lettere å få silt ut artister som er (u)aktuelle og si: vi har 20.000 til musikk. Hva får vi for det?

6. Valg av lokale

Avklar lokaliteter tidligst mulig. Sjekk pris fra flere steder.
Husk å få informasjon om beliggenhet, offentlig transport, parkeringsmuligheter, skjenketider, når musikk må skrues av, samt tilgang til lokale før og etter arrangement
Når du velger et lokale, bør du undersøke frist for avbestilling, slik at du unngår unødvendige kostnader dersom dere blir tvunget til å avlyse eller finne en ny dato.

7. Hvordan velge mat og drikke

Få pris på flere typer menyer. Buffet er som regel rimeligere enn tre-retters middag. Middagen går også fortere ved buffet.
Maten bør selvsagt smake godt – og ikke minst gi energi til å holde ut gjennom kvelden. Kanskje noe oppfriskende frukt eller snacks kan passe utover kvelden dersom dere skal holde på lenge?
Drikke: Sjekk pris på forskjellige typer apertif/vin/øl og be gjerne om å komme på prøvesmaking. Dyrest er ikke alltid best.
Avklar om dere ønsker å servere brennevin før middagen (anbefales ikke). Jeg anbefaler å servere kun øl/vin til middagen, samt maks én eller to enheter sprit (Aquavit/Cognac). Baren kan f.eks. åpnes etter middagen.
Husk å ta hensyn til de som er har matallergier, intoleranser, er vegetarianere eller har andre matpreferanser. Du kan be om å få beskjed av deltakere i invitasjonen.

8. Hvordan velge program/underholdning for kvelden?

Velkomstdrink kan være noe boblende, musserende, eller også gløgg/toddy dersom man ønsker noe varmt.
Dekor og miljø i inngangsparti og foaje er viktig. Det setter liksom tonen for hvordan kvelden blir. God bakgrunnsmusikk, fin pynt/dekor, kanskje en rød løper, fakler og eventuelt lyskastere. Viktig å tenke på god plass for å henge opp klær. Gjerne med garderobevakt.
Konfransiér: Det anbefales å ha en dreven konfransiér til å lede kvelden. Velger du for eksempel en musikalsk entertainer eller komiker som underholdning, kan de fleste av disse både være «hovedunderholdningen», men også fungere som toastmaster/konferansier mot litt ekstra honorar.
Det finnes masse spennende underholdning før, under og etter middag: komiker, musikalsk entertainer, tryllekunstner/magiker, mystery-guest, dans, quiz, «beat for beat» og musikalske innslag. En fotobooth kan også skape god stemning hele kvelden. dette kan bl.a leies via fotobaren
De ansatte kan også bidra med f.eks. på forhånd lage film fra arbeidsplassen, fotomontasjer med musikk og kommentarer, eller opptre med sang/ablegøyer.
Musikk/dans: Budsjett avgjør selvsagt om hva man har å velge i. De rimeligste er en DJ eller en lokal trubadur/duo. lokale band ligger i mellomsjiktet, og kjente band og artister koster selvsagt mest. En lokal artist, DJ eller gruppe kan faktisk i mange tilfeller skape bedre stemning enn en etablert artist siden de ikke er bundet opp i å spille kun eget materiell.
Man kan bruke et artistbyrå eller et bookingbyrå som Konsertkompaniet, Lifesound og Stavanger Artistbyrå
Husk at du kan unngå unødige mellomledd ved å sjekke muligheten for å kontakte artisten direkte via deres egne hjemmesider eller artistside på FB.

9. Leie eller innkjøp av eksternt utsyr

Kulisser/effekter, banners og transportable barer/salgsboder og garderober kan du få spesiallaget hos Designproduksjon AS. Utleie av lysekroner, rød løper, lyslenker, «planter» o.s.v. finner du hos PS-selskapsutleie . De har også det meste man trenger dersom man ønsker å ha festen i lagerhallen eller i verkstedet, og du må leie inn alt man trenger bord, stoler, barutstyr, dekor o.s.v.
Rogaland teater leier i noen tilfeller ut kulisser og artige rekvisitter.
De fleste lokaler har storskjerm, projektor og annet AV-utstyr. hvis ikke kan dette leies av de fleste lydfirma i distriktet. Sjekk med flere leverandører. (se leverandører under lyd/lys.
Kostymer og moro-effekter kan du leie hos Mias kostymelager i Stavanger. Moro-artikler finner du bl.a. på Birkemo i Stavanger, eller du kan finne masse rart på nett.
Diverse gadgets som popkornmaskin, sjokoladefontene, slushmaskin, og ting man ikke visste man trengte til festen kan du leie her.
Lyd/ lys, baktepper, diverse lys og scene-effekter: kontakt et lydfirma og be om hjelp til å komme med forslag på løsning. Sjekk pris fra flere leverandører. Jeg anbefaler Hove West i Stavanger. Andre bra leverandører i regionen er meg selv, PAP, SEVA, og Proff-event.
Transport til julebordet kan være så mangt. Noen tar taxi, andre leier limousin. Limousin kan du leie her

10. En god invitasjon gir bedre oppmøte

Invitasjonen bør være tydelig og inneholde informasjon som:

Tid og sted: Dato, klokkeslett og hvor julebordet finner sted.
Veibeskrivelse og informasjon om parkering kan også være nyttig.
Tema/kleskode: Er det noe spesielt gjestene skal ha på seg? Nisselue? Røde klær? Galla-antrekk?
Mat og drikke: Hva serveres, og hva må gjestene eventuelt ha med eller betale selv? Hvem kan de henvende seg til ved allergier?
Underholdning: Dette kan holdes hemmelig for å overraske gjestene – men god underholdning kan også fungere som et trekkplaster!
Påmelding: Hvem skal de kontakte for å melde seg på? Koster det noe, og hvordan kan de i så tilfelle betale?
Svarfrist: Det kan være kjekt å vite hvor mange som kommer en stund i forkant av julebordet.

Ønsker du flere tips, hjelp og/eller underholdning til ditt julebord er det bare å ta kontakt for en uforpliktende prat på 90 50 10 33 eller sende en post til post@jimjacobsen.no